Programas de Google Suite: herramientas innovadoras para empresas

Los programas de Google Suite, anteriormente conocidos como Google Apps, y ahora llamados Workspace, son un poderoso conjunto de herramientas de mensajería instantánea y colaboración que satisfacen las necesidades comerciales, aumentan la productividad y reducen los costos. Todos los programas de Google Suite están alojados en la infraestructura altamente segura y disponible de Google, que no requiere hardware ni software.

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Beneficios de los programas de Google Suite

Los beneficios de los programas de Google Suite incluyen:

• Acceda a los datos desde cualquier lugar y en cualquier plataforma informática.
• 30 GB de almacenamiento en la bandeja de entrada por usuario con búsqueda potente o espacio ilimitado.
• Mensajería simple y rápida, y herramientas de colaboración.
• No hay pérdida de datos, incluso si la computadora portátil se descompone o es robada.

Entre las ventajas de los programas de Google Suite para los usuarios de TI se incluyen las siguientes:

• No es necesario instalar ni mantener hardware ni software.
• Costes fijos por usuario muy bajos.
• Aplicación sencilla con la que los usuarios ya están familiarizados y que requiere una formación mínima.
• Ahorro en costos de licencias, hardware y centros de datos.
• Plataforma abierta para la integración.

Entre las ventajas comerciales de los programas de Google Suite se incluyen las siguientes:

• Reducir costos.
• Mejorar la productividad de los empleados y agilizar la toma de decisiones.
• Más flexibilidad para implementar cambios e innovaciones más rápido y seguir trabajando.
• Entorno de TI atractivo para la nueva generación de empleados.

Programas de Google Suite: ¿Qué productos están incluidos?

Los programas de Google Suite proporcionan un espacio de trabajo que permite a los equipos de trabajo reunirse, editar documentos e intercambiar correos electrónicos desde una única plataforma colaborativa. Integra herramientas como Gmail, Google Calendar, Google Drive y Google Chat, entre otras.

• Gmail para empresas.
• Calendario de Google.
• Google Drive.
• Documentos de Google.
• Google Hangouts.
• Google Vault.
• Sitios de Google.

Gmail para empresas

Tener tu propio dominio puede afectar positivamente la forma en que tus clientes o audiencia te perciben como profesional. Por eso es tan importante tener un dominio personalizado para tu negocio.

   ✓  Correo electrónico simple, fácil de usar e intuitivo

Como decíamos, Gmail es una de las plataformas de correo electrónico más utilizadas. Por lo tanto, si tu cuenta de trabajo no es de Gmail, pero estás pensando en cambiarte a ella, esta podría ser una buena opción.

   ✓  Perfil personalizable

Otro aspecto relacionado con el correo electrónico profesional es la posibilidad de personalización. Es importante que los miembros de tu equipo tengan la firma profesional de tu empresa. Con Gmail, puedes optar por añadirlo sin ningún problema. Además, el aspecto de su interfaz es totalmente personalizable, por lo que puede agregar su logotipo a su bandeja de entrada y combinar con los colores de su empresa.

   ✓  Configuración de la cuenta de Gmail

También te pueden interesar mucho las opciones de configuración de la cuenta de Gmail empresarial. Si usted o los miembros de su equipo están fuera de la oficina durante unos días, puede configurar una respuesta automática a todos los mensajes recibidos durante ese tiempo.

Programas de Google Suite: Google Calendar

Este calendario es ideal para programar reuniones y comunicarse con personas en diferentes partes del mundo, lo que le permite programar reuniones remotas a través de un enlace de video y coordinar múltiples calendarios para realizar un seguimiento de varios eventos para sus socios comerciales y clientes.

Las herramientas de gestion del tiempo son utiles cuando necesitas simplificar tu horario. Su interfaz se caracteriza por ser muy fácil de usar, por lo que es perfecta para aquellos que no necesitan muchas opciones de personalización.

Al guardar un evento en el calendario, el calendario envía una notificación unos minutos antes como recordatorio de cada evento programado. Google Calendar te ayuda a priorizar cada actividad y a crear y compartir eventos con tu equipo para coordinar reuniones.

Google Drive

Esta es una plataforma a la que se puede acceder a través de una cuenta de Gmail. El servicio incluye proporcionar acceso a la nube, donde todos los archivos se pueden almacenar, administrar, respaldar y navegar de forma remota desde muchos dispositivos.

Sin ignorar el hecho de que varias personas pueden trabajar en el mismo archivo en tiempo real. Drive ofrece un espacio de almacenamiento inicial gratuito de 15 GB, pero puedes aumentarlo suscribiéndote a varios planes gestionados por la empresa.

Google incluso ha desarrollado una estrategia comercial útil llamada G Suite para hacer que administrar su negocio sea más fácil y conveniente.

Puede disfrutar de servicios premium con almacenamiento ilimitado, edición en línea de archivos de Office, controles de seguridad avanzados e informes de auditoría avanzados.

Con Google Drive, puedes:

• Gestiona tu negocio desde cualquier parte del mundo.
• Mantente siempre conectado y actualiza la información en tiempo real.
• Ahorra tiempo en el trabajo.
• Gestionar mejor la labor de los interlocutores comerciales.
• Ahorra espacio en la oficina.
• Reduce los costos de tu empresa.
• Aumentar la productividad de los grupos de trabajo.

Programas de Google Suite: Google Docs

Google Docs es una herramienta que permite crear y editar documentos en línea a los que se puede acceder desde un ordenador o dispositivo conectado a Internet. Con este procesador de textos, los usuarios pueden escribir documentos y artículos que se almacenan en la nube.

Para utilizar Google Docs, el usuario debe tener acceso a Internet y una cuenta de Gmail (el servicio de correo electrónico de Google). A partir de ahí, pueden utilizar la herramienta de forma gratuita. Los documentos creados en Google Docs pueden enviarse por correo electrónico, descargarse en un ordenador o compartirse en línea con otras personas para editarlos o sugerir cambios.

Algunas características clave de Google Docs incluyen:

• Cuenta con un procesador de textos para la redacción y edición de documentos.
• Forma parte de Google Tools, que también incluye Google Sheets, Google Forms, Google Slides y más.
• Requiere una cuenta de Gmail y una conexión a Internet para su uso (aunque permite trabajar sin conexión).
• Se puede utilizar desde un ordenador o un dispositivo electrónico como un teléfono móvil o una tableta, a través de un navegador o aplicación.
• Este es un servicio gratuito y no requiere la instalación de ningún software especial.
• Todos los documentos creados se guardan automáticamente en Google Drive (el servicio de alojamiento en línea de Google) y se pueden descargar en su computadora o dispositivo.
• Ahorra mucho espacio en el ordenador ya que no almacena información en la memoria del ordenador.
• Permitir que uno o más usuarios trabajen en un solo documento.
• Se actualiza automáticamente con frecuencia para mejorar la funcionalidad.

Reunión de Google

Meet es un servicio de mensajería, por lo que su objetivo principal es el chat en tiempo real entre dos o más personas. Similar a servicios como Telegram o WhatsApp. Actualmente se puede acceder al servicio a través de una cuenta de Gmail o la aplicación Meet.

La aplicación, que inicialmente se llamaba Hangouts, permitía videollamadas para 10 personas, y luego se amplió a 25 personas en 2016 con soporte integrado de Google Chrome. También se integra con Google Voice.

Entre otras cosas, la aplicación te permite enviar y recibir SMS desde Android 4.4; admite el envío de imágenes, GIF o ubicaciones, y te permite llamar a otros usuarios de Meet de forma gratuita, incluidas las llamadas internacionales.

Funciona de manera similar a iMessage de Apple, que también se integra con SMS y le permite usar FaceTime para llamar a usuarios de otras marcas de forma gratuita.

Bóveda de Google

Google Vault es una herramienta de auditoría que forma parte del paquete de G Suite y te permite conservar, conservar, buscar y exportar datos para satisfacer las necesidades de eDiscovery y archivado de tu organización.

Esta herramienta será tu aliada si eres el administrador de las cuentas de Google en tu empresa, ya que te permite tener el control de todo tipo de información generada por cada usuario.

Vault será su pieza clave en las auditorías internas y también en los casos en los que se necesiten informes sobre la actividad y las acciones de los usuarios.

También es posible acceder a búsquedas, mensajes e historial de exportaciones de archivos, entre otras cuestiones, lo que permitirá que los documentos de la empresa estén siempre bajo control.

Sitios de Google

El objetivo de Google Sites es que cualquier persona pueda crear un sitio web que le permita compartir información con un pequeño grupo de personas, con toda una organización o con el mundo. Es excelente para crear intranets y más.

Una de las herramientas innovadoras de Google Sites es la creación de una intranet, que no es más que una red de comunicación dentro de una organización. Todos los miembros de la empresa pueden comunicarse con ella para un mejor desempeño de sus funciones y procesos.

Esto puede causar problemas si las organizaciones no tienen suficientes fondos para invertir en ellos. La solución a esta falta de inversión financiera y de tiempo es crear una intranet utilizando las aplicaciones del sitio web de Google.

Puede encontrar más información sobre estos programas, así como más productos de Google, en nuestro sitio ALTGroup

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